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Dicas para montar um evento esportivo ou cultural

Dicas para montar um evento esportivo ou cultural

Data: 18/06/2020 – Blog – Artigos
Por: Rômulo Reis e Vicente Ambrósio

Muitas pessoas podem achar que organizar um evento parece algo simples de fazer, ainda mais quando tratam da prática esportiva e cultural por possuírem em alguns momentos um caráter mais lúdico de participação e com menor viés para a performance. Porém as chances de sucesso podem diminuir sem um planejamento mínimo ou atenção em detalhes essenciais.

Então, nós da COPEDU pedimos ao professor Rômulo Reis, especialista em gestão do esporte e capoeira, para passar algumas dicas que possam ajudar na montagem e organização de eventos esportivos ou culturais.   

1.Pensar e planejar é preciso – O início para montar um evento é pensar e colocar no papel todas as ideias que possui para o evento buscando responder questões diretas do tipo: Como? Para quê? De que forma? Onde? Por quê? Quando? Quanto custa? Dessa maneira, as respostas para estabelecer ações gerais, data, horário, local, público alvo, custos e orçamentos, tipo de atração, tempo do evento, modalidades ou atrações serão respondidas.

2.Atração e temática – Procure definir dentro da modalidade esportiva ou cultural qual será a atração e temática do evento: espetáculo teatral, musical, peça infantil, coral, lançamento de um livro infantil ou seu próprio, uma troca de faixas, cordas ou cordel, um campeonato, competição esportiva ou uma competição de luta.

3.Espaço físico ou local –  O espaço físico deve conter a infraestrutura para atender a todos que estão envolvidos no evento (participantes/artistas, público, convidados, familiares ou imprensa) com o mínimo de comodidade. Verifique se o local é adequado para o espetáculo ou modalidade esportiva. Observe como são os banheiros, note se existe local para lanchonete ou bar, veja se as acomodações comportam o público estimado e estão em bom estado. A limpeza, está em dia? O local é quente ou arejado? Água, energia elétrica e equipamentos funcionam (teste)? Bilheteria temos? Onde é possível estacionar? Se for ao ar livre verifique a previsão do tempo, a chuva pode ser um problema. Lembre-se o espaço físico é o seu cartão de visitas.       

4.Normas e  Regras –  Dependendo da modalidade esportiva e do foco do evento será preciso defini-las, por exemplo, regulamento do campeonato ou torneiro; inscrições; convites; ingressos; formas de disputa (chaveamento, copa, eliminatória simples ou dupla, rodízios, repescagem, todos contra todos); categorias por peso; faixas etárias; masculino, feminino ou misto; premiação ou classificação. No item premiação evite premiar somente os três primeiros, todos merecem medalhas.

5.Legislação – Estar com a parte legal em dia pode ajudar a conseguir benefícios governamentais e patrocínios formais. Normalmente é criado uma associação ou uma ONG para tal. É um pouco burocrático e uma atividade diferente do contexto daqueles que colocam a “mão na massa”, contudo, pode ajudar a conseguir recursos.

6.Custos e orçamentos – Independentemente de ter fins lucrativos ou não todo evento esportivo e cultural possui custos de material, premiação, produção, marketing, locação de equipamentos, mão de obra e operação em geral. Monte uma planilha com custos e verifique os orçamentos para noções dos preços. Esta pode ser uma base para patrocínios e parcerias.

7.Patrocínios e parcerias – Não realize o evento contando com isso. Porém busque incentivar trocas diretas com pequenas e médias empresas que se relacionem com o público alvo do evento. Ofereça contra partida, não apenas em chamadas no evento ou logo marca nos itens promocionais, use formas criativas que possibilitem ao parceiro captar novos clientes. Talvez o anúncio com desconto especial para quem está no evento, ou a venda direta através de um estande no local. Enfim, procure sair do convencional.

8.Marketing e promoção Todos os itens do evento são propriedades do organizador e devem ser explorados. Foque na qualidade dos itens mais comuns como certificados, camisetas, folders, banners, outdoors, busdoors ou bonés, estes são um veículo de comunicação entre evento, anunciante/parceiro, participante e público. Solicite ao jornal de bairro e/ou rádio local para divulgar, normalmente, sorteiam ingressos ou cortesias. Redes sociais não podem faltar, desenvolva as redes oficiais do evento, faça sorteios por elas, coloque o banner virtual (evite a poluição visual), faça um vídeo curto com uma pessoa carismática e popular do evento. Seja criativo.

9.Cronograma – É muito ruim o evento não começar ou terminar pontualmente. Não ter uma sequência de ações o evento poder ser visto como um programa de improvisos. Monte um cronograma, roteiro ou script com as atividades e horários. Não esqueça de privilegiar o momento do aluno, não deixe que aquela troca de faixa, cordel, corda ou graduação seja apenas uma única luta ou jogo, faça o aluno e os pais curtirem o momento. A primeira impressão é a que fica.

10.Seriedade e foco – Mantenha o máximo de seriedade e concentração no ato de montar o evento. Quando pensamos em todos os detalhes erramos menos. Assim, a sua postura profissional refletida por meio da realização do evento pode abrir novas portas.

Persista – Organizar eventos esportivos e culturais no Brasil é muito desafiador. A realização de um evento que não obteve os resultados esperados, não significa fechar as portas. Se reorganize, reveja as falhas, melhore os pontos positivos, muitas vezes um simples sorriso de uma criança é a nossa maior recompensa.

Rômulo Reis

Doutor em Ciências do Exercício e do Esporte pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro, Mestre em Ciências do Exercício e do Esporte, Especialista em Administração e Marketing Esportivo pela Universidade Gama Filho. Graduado em Capoeira, Educação Física e Administração de Empresas. Gestor Esportivo no Departamento de Competições da Confederação Brasileira de Futebol. Oficial de Integridade da CBF. Membro de Grupo de Trabalho do Ministério do Esporte para aprimoramento de laudos técnicos e melhorias em Estádios de Futebol. Professor no Curso Superior Tecnólogo em Gestão Desportiva e do Lazer da FACHA. Professor Pós-Graduação em Ciências do Futebol da Universidade Federal do Rio de Janeiro. Líder do Grupo de Pesquisa em Grupo de em Esporte, Gestão, Cultura e Lazer (GPEG) e integrante do Grupo de pesquisa em Escola, Esporte e Cultura (GPEEsC), ambos cadastrados junto ao CNPq. Contramestre de Capoeira, no Grupo Cia. Capoeira. Oficial do Temporário do Exército sendo Oficial de Treinamento Físico Militar trabalhando com preparação física, competições esportivas: Vôlei, Futebol, Pentatlo, Tiro e Equitação), aulas e eventos de capoeira.

Vicente Ambrósio

Mestre em Administração de Empresas pelo IBMEC-RJ, com pesquisa em Planejamento Estratégico de Marketing Esportivo de Confederações; Especialista em Marketing Estratégico (Fac. Estácio de Sá – Juiz de Fora – MG) e Marketing de Serviços (ESPM-RJ); graduado em Administração de Empresas pela Universidade Federal de Juiz de Fora – MG. Ao longo de 20 anos acumulou significativas experiências nas áreas de Planejamento e Gestão de Operações, Gestão da Qualidade, Recursos Humanos, Marketing e Comercial, em projetos de organizações na indústria, comércio e serviços. Nos últimos 8 anos tem se dedicado à indústria do esporte, atuando na área de Ticketing em grandes eventos como, Copa das Confederações (2013), Copa do Mundo (2014), Jogos Olímpicos e Paralímpicos (2016), Copa América (2019) e Copa do Mundo Sub-17 (2019). Além disso, atua em pesquisas e projetos de consultoria na área de governança e gestão do esporte. Na área acadêmica, é Professor de Graduação no curso de Gestão Desportiva e de Lazer das Faculdades Integradas Hélio Alonso (FACHA), tendo atuado também no programa de MBA em Marketing Esportivo do IBMEC-RJ e outros cursos relacionados ao mercado esportivo. Palestrante de gestão do esporte em cursos de graduação e pós-graduação, bem como em eventos acadêmicos.

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